Prinsippene bak «Smidig» og hvordan tilpasse dem til Markedsavdelingen

Smidig arbeidsmetodikk bygger på "Manifest for Agile Software Development". Det er en erklæring som beskriver en tilnærming til å utvikle programvare på en mer effektiv måte. Manifestet understreker fire verdier som man bør fokusere på når man utvikler programvare:

Verdi 1.

Mennesker og samhandling fremfor prosesser og verktøy. Dette betyr at man bør verdsette samarbeid og kommunikasjon mellom mennesker, heller enn å fokusere for mye på verktøy og prosesser.

Verdi 2.

Fungerende programvare fremfor omfattende dokumentasjon. Dette betyr at man bør fokusere på å utvikle programvare som faktisk fungerer og gir verdi for kunden, heller enn å lage omfattende dokumentasjon.

Verdi 3.

Samarbeid med kunden fremfor kontraktsforhandlinger. Dette betyr at man bør jobbe tett sammen med kunden for å forstå deres behov og ønsker, heller enn å fokusere på å skrive en kontrakt som spesifiserer alle detaljer på forhånd.

Verdi 4.

Å tilpasse seg endringer fremfor å følge en plan. Dette betyr at man bør være villig til å tilpasse seg endringer i prosjektet, heller enn å følge en streng plan som ikke lar seg endre.

Poenget med The agile Manifeste, er at til tross for at det kan være nyttig og god verdi i å ha prosesser/verktøy på plass, følge en plan, kontraktforhandlinger og omfattende dokumentasjon, så verdsetter man under smidig lederskap disse fire punktene ENDA høyere: Menneskene som gjør jobben, Output som fungerer slik det skal, et bredt Samarbeid, samt at man må Tilpasse seg kontinuerlig fordi vi lever i en usikker verden og at ting/markeder endrer seg til tider lynraskt. Ved å bruke denne tilnærmingen forsikrer man seg at man arbeider med de riktige tingene og at man derfor generer maksimum verdi til kunden og alle andre stakeholders/interessenter.

Det ligger noen interessante prinsipper til grunn for en slik tilnærming. Her nedenfor er det en enkel forklaring av de 12 prinsippene bak manifestet:

1) Vårt høyeste mål er å tilfredsstille kunden gjennom tidlig og kontinuerlig levering av verdifull programvare.
Dette prinsippet betyr at vi bør fokusere på å tilby kunden det de trenger og ønsker gjennom å levere programvare tidlig og ofte, slik at vi kan få tilbakemelding og justere kursen underveis.

2) Endringer i kravene er velkomne, selv sent i utviklingsprosessen. Agile prosesser bruker endringer til kundens konkurransemessige fordel.
Dette prinsippet betyr at vi bør være åpne for endringer i kravene underveis, og se på dem som muligheter for å forbedre programvaren og gi kunden en konkurransemessig fordel.

3) Lever fungerende programvare hyppig, med en preferanse for kortere tidsrammer.
Dette prinsippet betyr at vi bør fokusere på å levere fungerende programvare ofte, for eksempel hver eller hver andre uke, slik at vi kan få tilbakemelding oftere, og dermed kan vi justere kursen underveis.

4) Forretningsfolk og utviklere må jobbe sammen daglig gjennom hele prosjektet.
Dette prinsippet betyr at vi bør ha et tett samarbeid mellom forretningsfolk og utviklere gjennom hele prosjektet for å sikre at alle er på samme side og jobber mot de samme målene. Daglige stand up møter er nyttige for dette.

5) Bygg prosjekter rundt motiverte enkeltpersoner. Gi dem miljøet, resurrser og støtten de trenger, og stol på at de får jobben gjort.
Dette prinsippet betyr at vi bør ha et arbeidsmiljø som støtter og motiverer de som jobber med prosjektet, og gi dem frihet til å ta beslutninger og ta ansvar.

6) Den mest effektive måten å formidle informasjon på er gjennom ansikt-til-ansikt samtaler.
Dette prinsippet betyr at vi bør ha gode kommunikasjonskanaler, og gi fortrinn til personlige samtaler over å sende e-post eller andre digitale kommunikasjons måter.

7) Fungerende programvare er den primære målingen av fremgang.
Dette prinsippet betyr at vi bør fokusere på å levere programvare som fungerer, fremfor å fokusere på ting som dokumentasjon eller andre alternative målinger av fremgang.

8) Agile prosesser fremmer bærekraftig utvikling. Sponsorer, utviklere og brukere bør alle kunne opprettholde en konstant takt på ubestemt tid.
Dette prinsippet betyr at vi bør fokusere på en utviklingsprosess som kan opprettholdes over tid, og unngå å brenne ut eller overarbeide de som jobber med prosjektet.

9) Kontinuerlig fokus på teknisk ekspertise og god design forbedrer smidighet.
Dette prinsippet betyr at vi bør alltid jobbe med å forbedre vår tekniske ekspertise og designferdigheter for å kunne jobbe mer effektivt og tilpasse oss endringer.

10) Enkelhet – kunsten å maksimere mengden arbeid som ikke gjøres – er avgjørende.
Dette prinsippet betyr at vi bør fokusere på å holde ting enkelt og unngå unødvendig arbeid eller funksjoner som ikke er verdsatt av kunden.

11) De beste arkitekturene, kravene og designene oppstår fra selvorganiserende team.
Dette prinsippet betyr at vi bør ha selvorganiserende team som har frihet til å ta beslutninger og jobbe sammen for å oppnå felles mål. Frihet under ansvar kan man si.

12) Ved jevne mellomrom reflekterer teamet over hvordan de kan bli mer effektive, og justerer arbeidsmetodikk/adferden deretter.
Dette prinsippet betyr at vi bør ha regelmessige evalueringer av prosessen og teamets ytelse, for å finne muligheter for forbedring og justere deretter hvordan vi arbeider.

Selv om de 12 prinsippene bak manifestet opprinnelig var ment for programvareutvikling, kan de også være nyttige når man arbeider for å skape et smidigere miljø på jobben.

For eksempel kan de tilpasses/brukes i en markedsføringsavdeling som arbeider med å lage kampanjer.

1. Vårt høyeste mål er å tilfredsstille kunden gjennom tidlig og kontinuerlig levering av verdifullt innhold.
   Dette betyr ganske enkelt å fokusere på å produsere kampanje-innhold som kundene våre faktisk vil ha (får oppmerksomhet og blir klikket på), og å levere dette på en jevnlig basis. Man skal altså fokusere på kunde verdi, og teste kampanjer tidlig for å sjekke om de resonnerer med kunden.
2. Vi ønsker endringer i kampanje-planen velkommen, selv sent i utviklingsprosessen. Smidige prosesser bruker endringer til kundens fordel.
   Dette betyr å være åpen for tilbakemeldinger fra kundene våre og andre interessenter, og være villig til å justere kampanjen vår i henhold til deres behov. Kampanje suksess er avhengig av mange faktorer, og det betyr at selv om man til tider må forkaste eget arbeid/ideer, så er det viktigste at vi maksimerer verdien og ROI av kampanjen.
3. Overlever kampanje-arbeidet ditt ofte, fra noen få uker til noen få måneder, med en preferanse for kortere tidsskalaer.
   Dette betyr å fokusere på å lage kampanjer i mindre, mer håndterbare biter som kan lanseres raskt for å teste effektiviteten. Dette er realistisk i en markedsavdeling fordi en kampanje ide, kan for eksempel testes billig i Google, før den dyre tv produksjonen lages og markedsføres (enda dyrere!).
4. Forretningsfolk og markedsførere må jobbe sammen daglig gjennom hele prosjektet.
   Dette betyr å ha tett samarbeid mellom markedsføringsavdelingen og resten av organisasjonen for å sikre at kampanjene er effektive og innholdet er av høy kvalitet. I SCRUM så er det 15 minutters daglig møte hvor alle møter opp. Da gir alle en kjapp oppdatering på hva de gjorde i går, hva de skal gjøre i dag, og om det finnes ting som hindrer dem i å få utført jobben.
5. Høyt motiverte individer skal ha ansvar for å bygge kampanjene. Gi dem støtte og tillit til å gjøre jobben sin.
   Dette betyr å gi teamet ditt frihet til å utforske nye ideer og være kreative i sitt arbeid. Vi vet jo ikke alltid nøyaktig hva som vil fungere i en kampanje (for å få en kundegruppe/segment til å kjøpe). Med frihet under ansvar kan man stole på at motiverte medarbeidere tar de riktige beslutningene, gjør sitt absolutt beste, og selvfølgelig justerer kampanjer når det er nødvendig.
6. Den mest effektive måten å kommunisere informasjon til og innad et team er gjennom ansikt-til-ansikt-samtaler.
   Dette betyr å ha regelmessige møter med teamet for å diskutere fremdriften og utfordringene i kampanjen. Det er utrolig mye mer effektiv kommunikasjon innad i en markedsavdeling, om man snakke sammen minst i 15 minutter daglig, mot å sitte å skrive eposter og word dokumenter som ingen uansett leser. Misforståelser oppklares raskere og vi kan arbeide mer effektivt mot bedre kampanjer.
7. Kampanjen som blir levert, er den primære måten å måle fremdriften på.
   Dette betyr å fokusere på resultatene av kampanjen og hvordan de påvirker organisasjonens mål og kundenes tilfredstillelse selvfølgelig. Det er uinteressant hvor mye arbeid som har gått inn, dersom det ikke genererer de resultatene man hadde håpet på. Under smidig ledelse må kampanjer justeres og optimaliseres kontinuerlig.
8. Smidige prosesser fremmer bærekraftig utvikling. Markedsførere, sponsorer og kunder bør kunne opprettholde en jevn hastighet på ubestemt tid.
   Dette betyr å sørge for at arbeidstrykket i avdelingen er «bærekraftig» og at medarbeidere kan fortsette å jobbe for deg uten «strukturell overtid», eller å bli for stresset/overarbeidet. Da kan markedsavdelingen levere prognoser på hvor mye arbeid de får gjennomført og hvilke resultater man kan forvente over tid.
9. Kontinuerlig fokus på teknisk ekspertise og god design forbedrer smidighet.
   Dette betyr å sørge for at teamet ditt har den tekniske kompetansen som trengs for å lage effektive kampanjer og at kampanjene er godt designet. Da har man den smidighet som trengs for å gjøre endring om det viser seg at det er nødvendig. Optimalisering av kampanjer er jo kontinuerlig arbeid i en markedsavdeling.
10. Enkelhet – kunsten å maksimere mengden arbeid som ikke gjøres – er avgjørende.
    Dette prinsippet betyr at man bør fokusere på å gjøre arbeidet så enkelt som mulig. Det er viktig å minimere kompleksiteten og unngå å gjøre unødvendig arbeid. Når man jobber med markedsføring og kampanjer, bør man fokusere på å lage enkle og tydelige budskap som er lette å forstå for målgruppen. Kampanjer bør ikke være unødvendig kompliserte eller vanskelige å forstå.
11. De beste arkitekturene, kravene og designene oppstår fra selvorganiserende team.
    Dette prinsippet betyr at man bør stole på at teamet har de nødvendige ferdighetene og ekspertisen til å ta de beste markedsmessige beslutningene. Det er viktig å gi teamet frihet til å organisere seg selv og ta egne beslutninger. Når man jobber med markedsføring og kampanjer, bør man stole på teamets kreativitet og evne til å finne de beste løsningene. Teamet bør ha frihet til å utvikle og implementere kreative ideer på en måte som passer best for kampanjen.
12. Ved jevne mellomrom reflekterer teamet over hvordan de kan bli mer effektive, og justerer atferden deretter. Dette prinsippet betyr at man bør kontinuerlig evaluere og forbedre arbeidsprosessen. Det er viktig å regelmessig reflektere over hva som fungerer bra og hva som kan forbedres, og deretter justere arbeidsprosessen i tråd med disse observasjonene. Når man jobber med markedsføring og kampanjer, bør man regelmessig evaluere kampanjer og justere tilnærmingen i tråd med de resultatene man oppnår. Man bør alltid være villig til å justere og forbedre teamet og arbeidsoppgaver for å oppnå best mulig resultat.